La primera pregunta que hacemos no es cuántos metros tiene la planta. Es qué día hay que entregar las llaves.
De esa fecha cuelga todo lo demás: cuántos operarios entran, si se trabaja de noche, cuándo se pide el montacargas y cuándo se pide el permiso de calzada. En un vaciado de oficinas y locales de empresa el calendario no es un dato del encargo, es el encargo. Un particular puede mover su vaciado una semana. Tú tienes un fin de contrato de arrendamiento, un acta de entrega y, probablemente, una penalización por cada día que el local siga ocupado.
Un vaciado de empresa se planifica hacia atrás. Se fija el día de entrega y desde ahí se cuenta.
Alguien va a verlo. No se presupuesta un vaciado de oficina por fotos de móvil, y esa es exactamente la razón por la que en el sector aparecen los sobrecostes del día del camión: el operario llega, se encuentra veinte metros de bancada atornillada que no salían en las fotos y sube el importe con el trabajo empezado.
En la visita se levantan siete cosas: inventario por tipos (mobiliario, mobiliario técnico desmontable, RAEE, archivo en papel, textil, residuo asimilable); recorrido de carga real con metros; dimensiones del montacargas y su carga máxima; horarios que permite el edificio; qué se queda; estado de suelos y paramentos antes de empezar, con fotos fechadas; y la fecha límite y quién firma el acta de entrega.
Aquí se pierden más vaciados que en la carga. El interlocutor no es el arrendatario: es el facility manager, el administrador o la propiedad. Se cierra por escrito: reserva de montacargas con franja horaria, acceso al muelle de carga, listado nominal de personas que suben, matrículas de los vehículos, protección de recorrido y hora de salida. Muchas propiedades exigen además póliza de responsabilidad civil del proveedor antes de dejar entrar a nadie.
Si el edificio no tiene muelle —el caso de la mayoría de despachos profesionales y de todos los locales a pie de calle— hace falta reservar espacio en la calzada. En Barcelona ese permiso se pide con cinco días laborables de antelación como mínimo, y hay un trámite distinto según la reserva sea de hasta seis días consecutivos o de más (Oficina Virtual de Trámites del Ajuntament).
Ese plazo es el freno real de casi todos los vaciados urgentes. No el volumen: el papel. Si nos llamas un martes para entregar el viernes y no hay muelle, la conversación empieza por ahí.
El día antes se separa lo que no puede compartir circuito de gestión: RAEE por un lado, archivo en papel por otro, voluminosos por otro. Clasificar antes de cargar, no después.
| Franja | Trabajo |
|---|---|
| Entrada | Protección de recorrido: suelo, marcos, cabina de montacargas, rellano |
| Bloque 1 | Retirada de puestos de trabajo sueltos: sillas, cajoneras, papeleras |
| Bloque 2 | RAEE — precintado e identificación equipo a equipo |
| Bloque 3 | Archivo en papel, en cajas cerradas y numeradas |
| Bloque 4 | Desmontaje de mobiliario técnico: bancadas, mamparas, estanterías atornilladas, armarios de rack |
| Bloque 5 | Barrido final y retirada de protecciones |
| Cierre | Recorrido con el responsable, fotos del estado de entrega, firma |
El bloque 4 es el que descuadra las planificaciones ajenas. Una bancada de doce puestos no se carga: se desatornilla, se separa por materiales y baja en piezas.
Un local que cierra puede vaciarse en horario laboral. Una oficina que sigue operando, no.
Trabajamos 24 horas los 7 días de la semana, así que la franja la eliges tú dentro de lo que permita el edificio y la ordenanza acústica municipal. Una advertencia que conviene oír antes y no después: trabajar de noche cambia el número de operarios y el calendario, no solo la hora de inicio.
Esta es la parte que distingue el encargo de empresa del encargo particular. Tu departamento financiero tiene que imputar el gasto y tu responsable de cumplimiento tiene que poder demostrar dónde acabó cada cosa.
Una oficina de veinte personas genera decenas de aparatos: torres, portátiles, monitores, servidores pequeños, SAIs con baterías, routers, climatización portátil. El Real Decreto 110/2015 es concreto en dos puntos que casi nadie te enseña:
«El transporte de RAEE lo realizarán gestores registrados a excepción del supuesto del artículo 23.3.» — RD 110/2015, art. 17.4
«Los gestores que realicen la recogida de RAEE suministrarán al usuario o poseedor que entregue RAEE, un justificante en el que se indiquen la fecha de la entrega, el tipo de aparato entregado, la marca, el número de serie, si es posible, y la información que suministre el usuario.» — RD 110/2015, art. 28.1
Traducido: tienes derecho a un justificante con fecha, tipo, marca y número de serie. No a un albarán que ponga «material informático, 1 partida». Si tu proveedor no te lo da, pídeselo citando el artículo.
Dos matices más: durante el transporte y el almacenamiento no se abren ni se desmontan los RAEE (art. 17.3); esas operaciones se hacen en instalación autorizada. Y las pilas extraíbles sin intervención de un profesional las retira el propio usuario antes de la entrega (art. 17.2). Es decir: tú.
En Cataluña, una empresa que produce residuos se inscribe en el Registro General de Personas Productoras de Residuos y recibe un código de productor con formato P-XXXXX.X (Gencat). Las transferencias se documentan en el SDR, el Sistema Documental de Residus de la Agència de Residus de Catalunya (sdr.arc.cat). Ahí está la trazabilidad: puedes pedir el justificante de dónde acabó lo que salió de tu planta.
El número de inscripción de ELMAS como transportista de residuos en la ARC (formato T-XXXX) aún no está publicado en esta página, y preferimos que lo sepas por nosotros en lugar de que lo descubras al pedirlo. Cuando contrates a cualquier proveedor de este servicio, pídeselo por escrito antes de firmar.
La Ley 7/2022 tipifica como infracción grave el abandono, el vertido y la gestión incontrolada de residuos no peligrosos cuando no ha habido peligro grave para la salud ni daño grave al medio ambiente (art. 108.3.c). La horquilla de sanción para ese supuesto va de 2.001 a 100.000 euros (art. 109.1.b.1.º) — texto consolidado en el BOE. El productor del residuo eres tú. Si el material sale de tu oficina y aparece en un descampado, el rastro documental es lo único que te separa del expediente.
Una factura que dice «vaciado de local, importe total» no la puede imputar nadie. La nuestra separa conceptos —retirada de mobiliario, desmontaje, gestión de RAEE, gestión de voluminosos, medios de elevación, permisos— para que finanzas la impute por partidas y para que, si el gasto se repercute a un tercero, esté sostenido concepto a concepto.
Aquí hay que ser honestos sobre dónde termina nuestro papel.
Cuando vacías una oficina sale archivo: expedientes de personal, contratos, nóminas antiguas, historiales de clientes, facturación. Son datos personales, y la responsabilidad sobre ellos sigue siendo del responsable del tratamiento —tu empresa— también en el momento de deshacerse del soporte. Encargar la retirada a un tercero no traslada esa responsabilidad; la regula.
Qué debes exigir a cualquier proveedor que se lleve tu archivo:
Qué hacemos nosotros hoy: apartamos el archivo, lo identificamos, lo dejamos en cajas cerradas y lo entregamos a quien firme la retirada. No lo mezclamos con el residuo general y no lo tiramos. Qué no afirmamos: que prestemos servicio de destrucción documental certificada. Si tu vaciado depende de eso, dínoslo en la primera llamada y te decimos si podemos derivarte antes de que pierdas tiempo.
Misma honestidad. Un disco duro es archivo, aunque no lo parezca. Recuerda el art. 17.3 del RD 110/2015: los RAEE no se abren ni se desmontan durante el transporte y el almacenamiento. O sea que el borrado o la extracción del disco se hace antes de que el equipo salga de tu planta, no en el camión ni en la nave del gestor.
Las dos opciones limpias son estas: o tu departamento de sistemas borra y documenta los equipos antes de la retirada, o se contrata a un tercero especializado que lo haga en tus instalaciones y emita certificado. Lo que no vale es dar por hecho que «eso ya lo hará el que se lo lleva».
Seis cosas, por orden de frecuencia con la que revientan un calendario.
El montacargas no estaba reservado. Alguien lo dio por hablado y el día D hay una mudanza de otra planta ocupándolo. Se pierde media jornada o la jornada entera.
El muelle tiene franja y la franja es de dos horas. Habitual en edificios con varios arrendatarios. Obliga a partir la carga en varios días.
La propiedad exige documentación del proveedor y nadie la pidió. Póliza de RC, certificado de estar al corriente, relación nominal de personal. Se resuelve en dos días si se pide con antelación y bloquea el acceso si se pide el mismo día.
El mobiliario está atornillado a estructura. Bancadas ancladas a solera, estanterías arriostradas a pared, mamparas con perfilería continua. Es desmontaje con herramienta y con horas, y hay que verlo antes.
Aparece archivo que nadie había inventariado. Casi siempre en el altillo o en un trastero de planta, y casi siempre con datos personales dentro. Se para, se aparta y se avisa. No se decide por ti.
La fecha de entrega se adelanta. La propiedad cambia el acta o entra un nuevo arrendatario antes de lo previsto. Es la razón por la que trabajamos 24 horas los 7 días: la única variable que se puede estirar de verdad es el turno.
Fuera de esta página, y a propósito: naves industriales y almacenes. Es otra habilitación administrativa y no la anunciamos hasta tenerla confirmada. Tampoco trabajamos la retirada de residuo sanitario, que exige autorización específica.
El servicio municipal de recogida de muebles y trastos de Barcelona funciona con calendario semanal por calle y es gratuito para particulares. Para tu empresa, no aplica. Existe un servicio municipal de pago para grandes volúmenes, de lunes a viernes, con recogida a domicilio en menos de 36 horas, disponible para comercios y oficinas, que se solicita en la Oficina Virtual de Trámites (Ajuntament de Barcelona). Su tarifa no está publicada, así que no la reproducimos.
Y el «me lo llevo yo al punto limpio» tiene un techo concreto. Barcelona tiene más de 130 puntos verdes, pero solo los 7 Puntos Verdes de Zona admiten muebles y voluminosos; los de barrio y los móviles, no. Los siete están en la periferia, abren de lunes a viernes de 8:00 a 18:30 y sábados y domingos de 9:00 a 13:00, y la propia web municipal dice que están «especialmente destinados al sector comercial y de servicios». Lo que no admiten: residuos industriales especiales, tóxicos y peligrosos, ni residuos sanitarios (Ajuntament de Barcelona). Con una planta de oficinas entera, esa vía se agota en el primer viaje.
Además, dejar el contenido de un local en la acera fuera del día y la franja que marca el calendario municipal es una infracción: la gestión de residuos en Barcelona está regulada en el Título 6 de la Ordenança del Medi Ambient de Barcelona (2011), y el Ayuntamiento ha reforzado la capacidad sancionadora en el marco del Pla Endreça. No publicamos importes de multa: las cifras que circulan no tienen respaldo oficial localizable.
Cinco criterios objetivos, aplicables a nosotros y a cualquier proveedor que estés valorando. Pídeselos a todos por igual.
| Criterio | Qué pedir | Por qué importa |
|---|---|---|
| Habilitación | Inscripción como transportista de residuos y código de productor P-XXXXX.X | Sin ella no hay trazabilidad válida |
| RAEE | Compromiso escrito de justificante conforme al art. 28.1 RD 110/2015 | Es un derecho tuyo, no una cortesía |
| Cobertura | Póliza de RC: compañía y capital | Te la va a exigir la propiedad del edificio |
| Fecha | Visita técnica previa y fecha por escrito | Una fecha sin visita es una estimación |
| Facturación | Factura desglosada por conceptos | Sin desglose no hay imputación ni repercusión |
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